।৷ প্রফেসর ড মোহাঃ ইয়ামিন হোসেন ।।
ফিশারীজ বিভাগ, রাজশাহী বিশ্ববিদ্যালয়

রিভিউয়ারদের কমেন্টস মোকাবেলা করে দ্রুত পেপারের এক্সেপ্টিবিলিটি (গ্রহণযোগ্যতা) স্তরে নিয়ে যাওয়া একটি গুরুত্বপূর্ণ প্রক্রিয়া। এই প্রক্রিয়ায়, রিভিউয়ারদের মন্তব্যগুলোকে পজিটিভভাবে গ্রহণ করা এবং সঠিকভাবে প্রতিক্রিয়া জানানো গুরুত্বপূর্ণ। নিচে ধাপে ধাপে এই প্রক্রিয়া এবং রিপ্লাই লেটার লেখার কৌশল নিয়ে বিস্তারিত আলোচনা করা হলো:

ধাপ ১: রিভিউয়ারদের মন্তব্যগুলি বিশ্লেষণ করুন

⊕ মনোযোগ দিয়ে পড়ুন: রিভিউয়ারদের প্রতিটি মন্তব্য গভীরভাবে পড়ুন এবং বুঝুন। একাধিক রিভিউয়ার থাকলে, প্রত্যেকের মন্তব্যগুলো আলাদা করে বিশ্লেষণ করুন।

⊕ বিভিন্ন ধরণের মন্তব্য শনাক্ত করুন: রিভিউয়ারদের মন্তব্যগুলো সাধারণত কয়েকটি বিভাগে বিভক্ত থাকে:

মেজর (বড়): যেখানে গবেষণার মূল পদ্ধতি, বিশ্লেষণ বা উপসংহারে বড় পরিবর্তন প্রয়োজন।

মাইনর (ছোট): যেখানে শুধুমাত্র কিছু সংশোধনী বা স্পষ্টীকরণের প্রয়োজন।

টেকনিক্যাল: যেখানে কিছু নির্দিষ্ট পরিসংখ্যানগত ভুল বা গাণিতিক ত্রুটি সংশোধন করতে বলা হয়।

গ্রামাটিক্যাল/ভাষাগত: যেখানে গ্রামার বা ভাষার ছোটখাট ভুল সংশোধন করতে বলা হয়।

ধাপ ২: পরিকল্পনা তৈরি করুন

⊕ মেজর এবং মাইনর কমেন্টস আলাদা করুন: প্রথমে বড় পরিবর্তনের প্রয়োজনীয় মন্তব্যগুলো সমাধান করার পরিকল্পনা করুন, এরপর ছোটখাট সংশোধনগুলো নিয়ে কাজ করুন।

⊕ কীভাবে প্রতিক্রিয়া জানাবেন তা পরিকল্পনা করুন: প্রতিটি মন্তব্যের জন্য কী ধরনের প্রতিক্রিয়া বা সমাধান প্রদান করবেন তা ঠিক করুন। যদি কোনো মন্তব্যে আপনি দ্বিমত পোষণ করেন, তাহলে তার জন্য যুক্তিসঙ্গত ব্যাখ্যা তৈরি করুন।

ধাপ ৩: রিভিউয়ারদের মন্তব্য মোকাবেলা

⊕ প্রতিটি মন্তব্যের জন্য নির্দিষ্ট প্রতিক্রিয়া দিন: রিভিউয়ারদের প্রতিটি মন্তব্যের উত্তর দিন, এবং তাদের প্রস্তাবিত পরিবর্তনগুলি কীভাবে আপনার পেপারে প্রয়োগ করেছেন তা ব্যাখ্যা করুন।

⊕ বড় পরিবর্তনগুলি গুরুত্ব সহকারে গ্রহণ করুন: যদি কোনো মেজর কমেন্ট থাকে, তবে সেটি যথাযথভাবে মোকাবেলা করুন এবং গবেষণার পদ্ধতি, বিশ্লেষণ, বা উপসংহারকে শক্তিশালী করুন।

⊕ যদি কোনো মন্তব্যে দ্বিমত থাকে: কোনো মন্তব্যে যদি আপনি দ্বিমত পোষণ করেন, তাহলে বিনীতভাবে এর যৌক্তিকতা ব্যাখ্যা করুন এবং কেন আপনি ঐ পরিবর্তন প্রয়োগ করতে পারছেন না তা বিস্তারিতভাবে উল্লেখ করুন।

ধাপ ৪: সংশোধনগুলি বাস্তবায়ন করুন

⊕ পেপারের সংশোধনী সম্পন্ন করুন: রিভিউয়ারদের প্রস্তাবিত সংশোধনগুলো পেপারে যোগ করুন। প্রয়োজনীয় সংশোধনী করতে গিয়ে পেপারের গুণমান বজায় রাখুন।

⊕ নতুন ডেটা বা ফলাফল যোগ করুন (যদি প্রয়োজন হয়): যদি রিভিউয়াররা নতুন তথ্য যোগ করতে বলেন, তবে তা সঠিকভাবে যোগ করুন এবং তাতে যেকোনো ত্রুটি সংশোধন করুন।

ধাপ ৫: রিপ্লাই লেটার প্রস্তুত করুন
রিভিউয়ারদের প্রতিক্রিয়ার জন্য একটি সুন্দর রিপ্লাই লেটার তৈরি করা খুব গুরুত্বপূর্ণ। এখানে একটি কার্যকর রিপ্লাই লেটার লেখার ধাপ এবং উদাহরণ দেয়া হলো:

রিপ্লাই লেটার কাঠামো:

১. ধন্যবাদ জ্ঞাপন: রিভিউয়ারদের সময় এবং মূল্যবান মন্তব্যের জন্য প্রথমেই ধন্যবাদ জানান।

• উদাহরণ:
  “We sincerely thank the reviewers for their insightful comments and suggestions, which have significantly improved the quality of our manuscript.”

1. সংশোধনের সারসংক্ষেপ: সংক্ষেপে উল্লেখ করুন যে আপনি কী ধরনের বড় পরিবর্তন বা সংশোধনী করেছেন।
   • উদাহরণ:
     “In response to the reviewers’ comments, we have made substantial changes to the methodology and further clarified the discussion section to enhance the overall quality of the manuscript.”
2. প্রতিটি মন্তব্যের সুনির্দিষ্ট উত্তর: প্রতিটি মন্তব্যের জন্য সুনির্দিষ্ট উত্তর দিন এবং কীভাবে সংশোধন করেছেন তা ব্যাখ্যা করুন। এখানে একটি উদাহরণ দেওয়া হলো:

রিভিউয়ার ১-এর মন্তব্য এবং আপনার উত্তর:

Comment 1:
“The methodology section lacks clarity regarding the statistical approach used. Please explain the rationale behind the chosen method.”

Response 1:
“We appreciate this comment and have added a detailed explanation in the methodology section on page 5. Specifically, we have clarified why the XYZ statistical model was chosen, as it aligns with the assumptions of our dataset and research question.”

Comment 2:
“The figure in section 3 seems unclear. Could you provide a higher resolution version?”

Response 2:
“Thank you for pointing this out. We have replaced the figure with a higher-resolution version to ensure better clarity, as requested.”

1. দ্বিমত পোষণ করলে যুক্তিযুক্ত ব্যাখ্যা দিন: যদি কোনো মন্তব্যে আপনি সংশোধন করতে না চান বা দ্বিমত পোষণ করেন, তাহলে বিনীতভাবে তার যুক্তিযুক্ত কারণ দিন।
   • উদাহরণ:
     “We understand the reviewer’s concern about the use of XYZ model; however, after careful consideration, we believe this model best fits our data due to [specific reasons]. We have further clarified this in the discussion section.”
2. উপসংহার: রিপ্লাই লেটারের শেষে সংক্ষেপে উল্লেখ করুন যে আপনি সমস্ত মন্তব্যের উপর ভিত্তি করে যথাযথ সংশোধন করেছেন।
   • উদাহরণ:
     “Once again, we are grateful for the reviewers’ valuable feedback and believe the revisions have significantly improved the manuscript. We look forward to your further consideration.”

ধাপ ৬: সংশোধিত পেপার এবং রিপ্লাই লেটার জমা দিন

• সংশোধিত পেপার জমা দিন: সংশোধিত পেপারটি প্রস্তুত করে নির্দিষ্ট জার্নালে পুনরায় জমা দিন।

-রিপ্লাই লেটার সংযুক্ত করুন: রিপ্লাই লেটারটি সংশোধিত পেপারের সাথে জমা দিন, যাতে রিভিউয়ার এবং এডিটররা আপনার প্রতিক্রিয়াগুলো সহজেই অনুসরণ করতে পারেন।

ধাপ ৭: দ্রুত উত্তর প্রত্যাশা করুন

• দ্রুত রিভিউ প্রক্রিয়া: অনেক সময় পিয়ার রিভিউয়ের প্রক্রিয়া অনেক সময় নিতে পারে, তাই রিভিউয়ারদের মন্তব্যে দ্রুত এবং সঠিকভাবে প্রতিক্রিয়া জানালে আপনার পেপারটি দ্রুত এক্সেপ্টেড হতে পারে।

এই প্রক্রিয়াগুলো অনুসরণ করলে আপনি দ্রুত এবং কার্যকরভাবে রিভিউয়ারদের মন্তব্য মোকাবেলা করতে পারবেন এবং পেপারটি এক্সেপ্টেড হওয়ার সম্ভাবনা বাড়াতে পারবেন।

In English:

Handling reviewer comments effectively and crafting a well-structured reply letter can significantly expedite the acceptance of your research paper. Here’s a detailed step-by-step guide on how to address reviewer comments and write an appropriate reply letter:

Step 1: Carefully Analyze the Reviewer Comments

• Read Thoroughly: Read through the reviewers’ comments carefully to fully understand their concerns and suggestions. If there are multiple reviewers, analyze each comment individually.
• Identify Different Types of Comments:
  • Major Comments: Where significant changes to the methodology, analysis, or conclusions are required.
  • Minor Comments: Small revisions or clarifications that need to be made.
  • Technical Comments: Comments that point out statistical or mathematical errors.
  • Grammar/Language Comments: Comments that highlight grammatical or linguistic issues.

Step 2: Develop a Plan of Action

• Separate Major and Minor Comments: First, address the major comments that require substantial revisions, then handle the minor ones.
• Plan Your Response: For each comment, plan how you will respond and whether the suggested changes will be implemented. If you disagree with a comment, prepare a reasoned argument to explain why.

Step 3: Addressing the Reviewer Comments

-Respond to Each Comment Individually: Address each reviewer comment specifically, explaining how you have incorporated their suggestions into your revised manuscript.

• Handle Major Revisions Carefully: If there are major comments, make sure you address them thoroughly by improving your methodology, analysis, or conclusions.
• If You Disagree with a Comment: If there is a comment you disagree with, politely explain your reasoning and why the suggested change is not feasible or necessary.

Step 4: Implement the Revisions

• Make the Necessary Revisions in Your Paper: Implement the suggested changes in your paper as per the reviewers’ comments. Ensure the revisions enhance the overall quality of the paper.
• Add New Data or Results (if required)**: If the reviewers have requested additional data or analysis, ensure it is accurately incorporated.

Step 5: Prepare the Reply Letter
A well-structured reply letter is essential when responding to reviewer comments. Below is a general structure for a reply letter and an example of how to write it effectively:

Structure of the Reply Letter:

1. Thank the Reviewers: Start by thanking the reviewers for their time and constructive feedback.
   • Example:
     “We sincerely thank the reviewers for their valuable comments and suggestions, which have greatly improved the quality of our manuscript.”
2. Summarize Major Revisions: Provide a brief overview of the major changes or revisions made in response to the reviewers’ comments.
   • Example:
     “In response to the reviewers’ suggestions, we have made substantial improvements to the methodology and clarified the discussion section to strengthen the overall manuscript.”
3. Address Each Comment Individually: Respond to each reviewer comment specifically. Here’s an example:

Example for Reviewer 1’s Comments and Your Response:

Comment 1:
“The methodology section is unclear regarding the statistical methods used. Please provide more detail on the reasoning behind the chosen method.”

Response 1:
“Thank you for this comment. We have added a detailed explanation in the methodology section on page 5, clarifying why the XYZ statistical model was chosen, as it aligns with the assumptions of our dataset and research question.”

Comment 2:
“The figure in section 3 is difficult to read. Could you provide a higher-resolution version?”

Response 2:
“Thank you for bringing this to our attention. We have replaced the figure with a higher-resolution version as requested, ensuring it is now clearer.”

1. Justify Where You Disagree: If there is a comment where you disagree with the reviewer, politely explain your reasoning.
   • Example:
     “We appreciate the reviewer’s concern regarding the use of the XYZ model. However, we believe that this model is most appropriate for our data due to [specific reasons]. We have further clarified this in the discussion section.”
2. Conclusion: Conclude by thanking the reviewers again and indicating that you have addressed all their comments.
   • Example:
     “Once again, we are grateful for the reviewers’ insightful feedback and believe that the revisions have significantly improved the manuscript. We look forward to your further consideration.”

Step 6: Submit the Revised Manuscript and Reply Letter

• Submit the Revised Manuscript: After completing the revisions, submit the revised manuscript to the journal, ensuring that all requested changes have been made.
• Include the Reply Letter: Submit the reply letter along with the revised manuscript, so the reviewers and editor can easily follow how you addressed each comment.

Step 7: Expect a Quick Review Process

• Fast Review Process: A prompt and well-executed response to reviewer comments can speed up the acceptance process, as the reviewers will appreciate your attention to detail and thoroughness in addressing their feedback.

By following these steps, you can handle reviewer comments effectively, improving the chances of your paper being accepted quickly while ensuring that the quality of your work remains high.